Gestión Documental es un sistema de gestión documental web autoalojado, diseñado para ayudar a las organizaciones a almacenar, rastrear, modificar y gestionar documentos en una plataforma centralizada. Sus funciones incluyen compartir documentos, recordatorios, gestión de usuarios, permisos masivos, descarga de documentos, vista previa de documentos, envío de documentos por correo electrónico, seguimiento de auditoría de documentos, control de versiones de documentos, comentarios de documentos y compatibilidad multilingüe.
Permite cargar múltiples documentos y compartirlos con un número ilimitado de usuarios del sistema. Además, ofrece la opción de compartir documentos por un periodo específico y permite la descarga.
Nueva función añadida:
Próximamente:
https://documentos.mlglobtech.com
Usuario administrador
Nombre de usuario: admin@gmail.com
Contraseña: admin@123
Usuario empleado
Nombre de usuario: empleado@gmail.com
Contraseña: empleado@123
El sistema de gestión documental le permite almacenar cómodamente una cantidad ilimitada de documentos, organizados por categoría o subcategoría. Esta función le ofrece una forma flexible y eficiente de gestionar y acceder a sus documentos, garantizando que la información importante sea fácil de buscar y esté disponible siempre que la necesite. Con la capacidad de categorizar y subcategorizar sus documentos, puede mantener un repositorio digital bien estructurado y organizado, promoviendo así mejores prácticas de gestión documental en su organización.
El sistema de gestión documental admite una amplia gama de formatos de archivo, lo que le permite cargar diversos tipos de documentos. Puede cargar fácilmente archivos PDF, documentos de Word (Docs), hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint (PPT), archivos de audio, archivos de vídeo, imágenes en diferentes formatos, archivos de texto sin formato y documentos CSV (valores separados por comas). Esta amplia compatibilidad le permite almacenar y gestionar diferentes tipos de contenido en una única plataforma, lo que le proporciona una solución integral para sus necesidades de almacenamiento de documentos. Ya sea que necesite gestionar información textual, contenido multimedia o datos tabulares, nuestro sistema admite una amplia gama de formatos de archivo para una gestión fluida de documentos.
El sistema de gestión documental ofrece una función flexible y potente que permite asignar documentos a usuarios o roles específicos, ya sea por un periodo determinado o por tiempo ilimitado. Esta funcionalidad permite controlar el acceso y los permisos de diferentes personas o grupos dentro de la organización. Puede asignar documentos a usuarios o roles según sus responsabilidades, proyectos o departamentos, garantizando así que las personas adecuadas tengan acceso a la información relevante. También puede configurar las opciones de descarga de los documentos asignados.
Proporciona una sólida función de registro de auditoría de documentos que proporciona un registro completo de los detalles y las actividades de los mismos. Con esta función, puede rastrear y supervisar fácilmente todo el ciclo de vida de un documento, incluyendo información como quién lo creó, quién lo editó, quién lo vio y qué usuarios o roles tienen permiso para acceder e interactuar con él.
El sistema de gestión de documentos ofrece una potente función de vista previa que permite previsualizar fácilmente una amplia gama de tipos de archivos cargados. Ya sean archivos de audio, vídeo, imágenes, documentos de texto, PDF o documentos de Microsoft Office, nuestro sistema cuenta con funciones integrales de vista previa.
La Búsqueda Profunda permite potentes funciones de búsqueda de texto completo en diversos tipos de documentos, lo que permite a los usuarios localizar información específica dentro de archivos de texto. Los formatos de archivo compatibles incluyen:
Esta función garantiza que pueda encontrar rápidamente contenido relevante incluso dentro de documentos escaneados, lo que facilita la recuperación y organización de información en toda su biblioteca de documentos.
El control de versiones de documentos le permite cargar múltiples versiones de un documento. Esta funcionalidad le garantiza mantener un historial claro de las revisiones de los documentos y acceder fácilmente a versiones anteriores cuando lo necesite. Al ofrecer la posibilidad de ver y restaurar versiones anteriores de documentos, nuestro sistema promueve una gestión documental eficiente y protege contra la pérdida accidental de datos o cambios no deseados. Le permite mantener registros precisos, realizar un seguimiento de la evolución de los documentos y colaborar con confianza, sabiendo que puede acceder y restaurar fácilmente las versiones anteriores cuando lo necesite.
El sistema de gestión documental se integra perfectamente con el almacenamiento de Amazon S3. Con esta nueva función, los usuarios ahora disfrutan de mayor flexibilidad y fiabilidad al almacenar sus documentos. Al aprovechar Amazon S3, una de las soluciones de almacenamiento en la nube más fiables del mercado, los usuarios pueden subir sus documentos con tranquilidad, sabiendo que sus datos se almacenan de forma segura y son fácilmente accesibles cuando los necesiten. Esta integración abre un mundo de posibilidades para una gestión documental eficiente, permitiendo a los usuarios aprovechar la infraestructura escalable de Amazon para gestionar sus crecientes necesidades de almacenamiento. Además de integrarse con el almacenamiento de Amazon S3, nuestro sistema de gestión documental ofrece la flexibilidad de almacenar documentos simultáneamente tanto en el almacenamiento local como en buckets de Amazon S3.
Con los Comentarios, los usuarios pueden proporcionar fácilmente retroalimentación, compartir ideas y participar en debates directamente dentro del documento. Ya sea para sugerir modificaciones, solicitar aclaraciones o compartir ideas, la función de comentarios facilita una colaboración eficiente e interactiva entre los miembros del equipo.
El sistema de gestión de documentos simplifica el proceso de compartir documentos al permitirle enviar sin problemas correos electrónicos con documentos del sistema adjuntos directamente desde el sistema (la integración de Gmail y Microsoft Account no está disponible en este momento, ya que requiere autenticación de dos factores).
También permite compartir documentos con usuarios externos mediante enlaces. Ofrecemos diversas funciones avanzadas de seguridad y control para optimizar el proceso de compartir. Además de generar un enlace único para compartir, los usuarios pueden establecer una contraseña para restringir el acceso, garantizando que solo los destinatarios autorizados puedan ver el documento. El sistema también permite definir una fecha de caducidad para el enlace, desactivando automáticamente el acceso después de un período determinado, evitando así accesos prolongados o involuntarios. Además, el sistema ofrece flexibilidad con una opción de descarga, que permite a los propietarios de los documentos decidir si el destinatario puede descargar el archivo o simplemente verlo en línea. Estas funciones combinadas (protección con contraseña, caducidad del enlace y control de descarga) permiten compartir de forma segura y personalizada con usuarios externos, garantizando la protección de los documentos confidenciales y facilitando la colaboración.
La función de recordatorios le permite configurar recordatorios recurrentes a distintos intervalos para ayudarle a mantenerse organizado y al tanto de las tareas y plazos importantes. Ya sea un recordatorio diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual o para una fecha específica, nuestro sistema ofrece opciones flexibles que se adaptan a sus necesidades. Con esta función, puede configurar fácilmente recordatorios tanto a nivel de sistema como para documentos individuales. Al configurar recordatorios, se asegura de recibir notificaciones o alertas por correo electrónico oportunas, manteniéndole informado sobre próximos plazos, revisiones, renovaciones o cualquier otro hito importante relacionado con sus documentos.
El sistema de gestión documental ofrece una robusta función de autorización y control de privilegios que permite definir y gestionar los privilegios de acceso según roles y permisos de usuario. Esto garantiza que las personas adecuadas tengan el nivel de acceso adecuado a los documentos dentro del sistema.
El administrador puede crear y gestionar usuarios y roles fácilmente. Con esta potente funcionalidad, los administradores tienen control total sobre la gestión de usuarios dentro del sistema.
Tiene control total sobre la gestión de idiomas a través de nuestra intuitiva interfaz de usuario. Añada, actualice o elimine idiomas fácilmente para adaptarlos a sus necesidades. Además, puede personalizar las etiquetas dentro de la interfaz de usuario, lo que garantiza una experiencia totalmente personalizable y adaptable que refleje sus necesidades específicas.
Este elemento está disponible para descargar de forma gratuita. Puedes descargarlo y utilizarlo según la política de elementos gratuitos.
DescargarPublicado:
abr. 23, 2025 17:09 p. m.
Categoría:
Etiquetas:
